Data verzamelen met CRM
Hoe verzamel je eigenlijk data? En hoe creëer je een gedetailleerd profiel van je relaties? Om je communicatie te personaliseren, is het essentieel om up-to-date informatie van je relaties te hebben en hen op de juiste manier te benaderen. In dit artikel bespreken we enkele eenvoudige, veilige en efficiënte manieren om data te verzamelen via je CRM-systeem, zodat je je communicatie beter kunt personaliseren.
Update gegevens regelmatig
Er zijn verschillende momenten waarop je aanvullende informatie ontvangt over relaties. Vaak krijg je bij de inschrijving al gegevens, zoals interesse in een bepaald evenement, e-mailadres, woonplaats en geslacht. Wanneer een relatie in je CRM-systeem staat, zijn er daarna momenten waarop de informatie wordt aangevuld of geüpdatet. Dit gebeurt echter niet automatisch. Als donateurs- of ledenwerver moet je zelf zorgen dat relaties een aanleiding hebben om hun gegevens bij te werken.
Het is handig om regelmaat in te bouwen bij het updaten van relatiegegevens. Kies specifieke momenten in het jaar of in de donorjourney waarop je relaties standaard vraagt om hun gegevens bij te werken. Dit kan bijvoorbeeld bij de eindejaarsevaluatie, het verlengen van hun lidmaatschap, hun verjaardag of via een bericht aan alle deelnemers van jullie jaarlijkse evenement.
Vraag het je relaties
De makkelijkste manier om data te verzamelen met CRM, is door je relaties zelf hun voorkeuren te laten bijwerken. Hieronder geven we een aantal praktische tips:
- Stuur een gepersonaliseerde e-mail waarin je vraagt of ze hun gegevens willen bevestigen of aanpassen. De link in de e-mail leidt naar een beveiligd webformulier, waarmee de gegevens direct in Xapti worden verwerkt. Waarom personaliseren belangrijk is door donateurswerving en ledenwerving, lees je in dit artikel.
- Gebruik enquêtes die veel organisaties jaarlijks versturen, of na afloop van een evenement of campagne. Voeg daarin vragen op om bepaalde gegevens bij te werken. Je kunt bijvoorbeeld vragen naar onderwerpen die ze belangrijk vinden, of hen vragen om hun e-mailadres in te vullen. Houd de enquête kort en bied een kleine beloning aan, zoals korting op een evenement of toegang tot exclusieve informatie.
- Verrijk gegevens tijdens contactmomenten. Vraag bijvoorbeeld bezoekers bij hun aanmelding voor een evenement naar extra informatie, zoals hun voorkeur voor nieuwsbrieven of interessegebieden.
- Voeg een link toe in je nieuwsbrief waarmee relaties hun voorkeuren kunnen bijwerken. Dit kan zelfs in plaats van de gebruikelijke afmeldlink, zodat mensen zich niet voor alle nieuwsbrieven uitschrijven, maar alleen voor bepaalde communicatie.
- Integreer gegevensverzameling in je nieuwsbrief door een korte poll toe te voegen, zoals: “Wat vind jij het meest interessant om te lezen in onze nieuwsbrief?” Met één klik op een antwoord wordt de voorkeur van de donateur of het lid geregistreerd en toegevoegd aan hun profiel in het CRM-systeem.
- Gebruik verjaardags- en jubileummeldingen. Stuur een gepersonaliseerde verjaardagswens met een link naar een formulier waarin de ontvanger zijn of haar gegevens kan bijwerken. Voeg een extra incentive toe, zoals een korting of cadeautje, om deelname aantrekkelijker te maken.
- Plaats QR-codes op flyers tijdens evenementen. Bezoekers kunnen de code scannen om hun gegevens in te vullen, interesses aan te geven of zich aan te melden voor een nieuwsbrief. De gegevens worden automatisch gekoppeld aan hun profiel in Xapti.
Data verzamelen met CRM automatiseren
Hoe groter je database wordt, hoe meer werk het is om persoonsgegevens bij te houden. Daarom biedt Xapti de mogelijkheid om dit te automatiseren met CRM met workflows. Een workflow stelt je in staat om een vraag aan de Xapti-database te stellen en daar een actie aan te koppelen.
- Bijvoorbeeld: iemand meldt zich aan als lid. Deze persoon vult gegevens in op de website. Deze staan daarna in Xapti. Vervolgens ontvangt deze persoon automatisch een welkomst-e-mail met daarin een paar extra vragen. Over welke onderwerpen zou jij graag informatie willen ontvangen via de nieuwsbrief? Of: we willen je graag een berichtje sturen op je verjaardag, vul je geboortedatum hier in. Als iemand deze gegevens invult, worden deze geregistreerd in Xapti.
- Ook als iemand de gegevens niet invult, kun je dit terugzien. Zo kun je deze relaties later automatisch nog een e-mail sturen met de vraag om de gegevens bij te werken.
Met behulp van deze tips kun je eenvoudig en op een veilige manier waardevolle data verzamelen met CRM. Het resultaat is een efficiënter gebruik van je CRM-systeem, betere relaties en een effectievere marketing- en verkoopstrategie. Ben je klant van Xapti en wil je hier meer over leren? Kijk in de online handleiding of stel een vraag in de helpdesk. Ben je nog geen klant en wil je dit weleens nader onderzoeken? Plan dan een gratis online demo in!
Geplaatst op 15 januari 2025