Hoe gebruik je CRM? Tips van Hans

Hoe zorg je ervoor dat jullie CRM-systeem daadwerkelijk een groeimotor wordt? Hier zijn vijf praktische (en stiekem best leuke) tips om meer uit je CRM te halen. Heeft dit artikel je geholpen? Deel het met je netwerk!

1. Zorg voor betrokkenheid in het hele team

Een CRM-systeem werkt alleen optimaal als iedereen in het team gemotiveerd is om het te gebruiken. Laat je collega’s zien waarom het systeem essentieel is. Leg uit hoe hun bijdrage—zoals het bijwerken van contactinformatie of het noteren van interacties—rechtstreeks helpt bij het bereiken van doelen, zoals het aantrekken van leden, het versterken van relaties, het werven van vrijwilligers of het verbeteren van de klanttevredenheid. Hoe klein hun taak ook lijkt, elk stukje informatie is waardevol. Wanneer medewerkers inzien dat hun inzet verschil maakt, zullen ze het CRM actiever en zorgvuldiger gebruiken.

2. Deel het ‘waarom’ met iedereen

We kennen het allemaal het gevoel: “Waarom moet ik al deze informatie invoeren? Het kost alleen maar tijd!” Soms is het voor medewerkers niet meteen duidelijk hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel. Laat zien dat hun input bijdraagt aan het duurzame succes van de organisatie (en aan de doelen die jullie nastreven). Dit creëert een cultuur van consistentie en betrokkenheid. De volgende keer dat iemand met tegenzin gegevens invoert, kun je hen eraan herinneren dat hun werk loont, ook al lijkt het op dat moment een monnikenwerkje.

3. Leiderschap begint met het goede voorbeeld

Als manager of teamleider heb je de kans om de toon te zetten. Een CRM-systeem dat wordt ondersteund door het leiderschap, zal gemakkelijker door de rest van de organisatie worden omarmd. Laat zien dat jij er zelf ook mee werkt door af en toe gegevens in te voeren of rapportages te bekijken. Je hoeft niet dagelijks achter de knoppen te zitten, maar door zelf het voorbeeld te geven, toon je dat het systeem echt belangrijk is. Wie wil er nou niet een leider die zelf de handen uit de mouwen steekt?

4. Maak CRM-taken leuk

Niet alle taken van werken met een CRM-systeem zijn even inspirerend—denk aan het handmatig bijwerken van honderden e-mailadressen. Maar dat betekent niet dat het niet leuk kan worden. Geef medewerkers die energie krijgen van het werken met het CRM (ja, die zijn er!) een prominente rol en erken hun enthousiasme. En een spelelement is ook leuk! Organiseer bijvoorbeeld een ‘CRM-battle’ waarin teams of collega’s strijden om wie de meeste nieuwe contacten toevoegt of de meeste inschrijvingen voor een event weet binnen te halen. Voor je het weet is er gezonde competitie én extra motivatie!

5. Blijf meten en monitoren

Meten is weten, en dat geldt zeker voor CRM-gebruik. De meeste systemen bieden talloze mogelijkheden om prestaties te volgen, zoals het aantal nieuwe leads of de voortgang van klantrelaties. Maak er een gewoonte van om regelmatig te kijken of de gestelde doelen worden bereikt en of het systeem optimaal wordt gebruikt. Zie het als het bouwen van een digitale stad: je blijft monitoren en past bij waar nodig om groei te stimuleren. Zo zorg je ervoor dat het CRM-systeem altijd actueel blijft en de organisatie optimaal ondersteunt.

Een succesvol CRM-systeem draait dus niet alleen om gegevensbeheer of automatische incasso’s; het gaat om het creëren van een cultuur waarin iedereen de waarde van het systeem inziet. Zo wordt je CRM-systeem een belangrijke schakel in het succes én het werkplezier van je team. Wil je tips voor hoe jullie CRM kunnen inzetten? Neem dan even contact op met Hans!